Manajemen perubahan organisasi membutuhkan dedikasi, kejelasan visi, dan kesabaran agar menjadi efektif.
Sementara setiap organisasi akan menghadapi serangkaian tantangan yang berbeda ketika melakukan inisiatif manajemen proses bisnis (BPM), tantangan tersebut sering jatuh ke dalam satu dari tujuh kategori di bawah ini.
1. Kurangnya Komitmen Kepemimpinan
Ketika tim manajemen benar-benar berkomitmen untuk mencapai tujuan, para pemimpin menarik semua barier/halangan.
Resource investasi , orang, dan sumber daya lainnya mengalir untuk inisiatif bisnis proses.
Ketika manajemen tidak sepenuhnya berkomitmen, prioritas gampang berubah.
Staff dan tim tidak diberdayakan untuk mencapai tujuan yang ditugaskan, dan ada ketidakjelasan tentang peran dan tanggung jawab.
Kekacauan dapat terjadi sebagai akibat dari kurangnya komunikasi yang efektif.
Untuk menghasilkan komitmen terhadap perubahan, semua orang perlu memahami mengapa organisasi mengambil proyek, dan apa arti perubahan yang akan datang bagi mereka sebagai individu.
Tim perlu memahami dampak perubahan yang akan terjadi pada organisasi dan pada kehidupan dan peran mereka sehari-hari.
Adalah tanggung jawab tim eksekutif untuk mendukung suatu perubahan proses dan menjelaskan dampaknya terhadap karyawan.
Kegagalan untuk memikul tanggung jawab itu adalah alasan utama proyek BPM gagal.
Simak Juga:: 3 Hal Yang Harus Dihindari Saat Memilih Aplikasi Aset Manajemen
2. Karyawan Tidak Terlibat
Dengan proyek apa pun, karyawan akan jatuh ke dalam tiga kelompok di sebagian besar organisasi.
Kelompok pertama, umumnya sekitar 20 persen karyawan, akan bersemangat dan bersemangat untuk terlibat dalam proyek ini.
Karyawan dalam kelompok kedua, yang biasanya terdiri dari sekitar 60 persen dari tenaga kerja, tidak akan keberatan dengan proyek, tetapi mereka akan membutuhkan pendidikan dan bimbingan, serta jaminan tentang peran mereka, mereka akan skeptis sebelum mereka dapat melaksanakan secara efektif.
20 persen sisanya akan merespons secara negatif dan secara aktif menentang proyek perubahan proses binis atau digitalisasi proses bisnis.
Anda harus memanfaatkan energi orang-orang dalam kelompok pertama untuk membawa proyek menuju sukses, sebagian dengan mendorong mereka untuk bekerja dengan rekan-rekan mereka di kelompok kedua, yang bersedia tetapi mungkin tidak yakin bagaimana untuk melanjutkan.
Cobalah untuk mengabaikan kenegatifan dari 20 persen karyawan yang tersisa.
Mereka akan selalu menjadi penentang. Mereka akan berkata, "Kami selalu melakukannya dengan cara ini" atau "Kami pernah mencobanya dan gagal." Mereka akan beradaptasi atau pergi dari organisasi pada akhirnya.
3. Kompleksitas dan Variabilitas Proses
Di banyak organisasi, terutama yang memiliki kantor di banyak negara daerah, atau wilayah, ada variasi dalam proses antara site atau unit bisnis.
Selain itu, segmentasi pelanggan dan praktik lokal (local wisdom) terkadang menyebabkan variasi dalam layanan yang diberikan.
Kedua realitas itu dapat membuat proses standardisasi menjadi sulit, tetapi hal tersebut tidak membuat BPM mustahil.
Untuk secara efektif mengontrol dan mengelola variasi proses, mulailah dengan memetakan proses standar global dan variasi proses.
Ini akan mengidentifikasi perbedaan antara fasilitas dan unit bisnis.
Kemudian, ketika pabrik atau kantor berpendapat bahwa proses mereka ada yang lebih baik atau tidak dapat diubah karena kebiasaan setempat atau persyaratan unik (local wisdom) yang tidak dapat dipahami oleh orang-orang di luar area, mintalah mereka untuk mendokumentasikan alasan dan menghitung biayanya.
Jangan hanya menerima pernyataan seperti itu sebagai fakta yang tak terbantahkan.
Mintalah orang-orang yang membuat klaim untuk mengutip undang-undang atau klausul kontrak spesifik yang memerlukan proses atau langkah-langkah tertentu yang unik , dan kemudian minta mereka untuk menjelaskan mengapa proses standar yang diusulkan tidak memenuhi persyaratan.
Jika mereka mengklaim bahwa menerapkan langkah atau layanan tambahan akan menyebabkan mereka mengeluarkan biaya yang tidak harus dibayar oleh fasilitas dan unit bisnis lain, bersikeras agar mereka menghitung biaya-biaya tersebut.
Dalam banyak kasus, meminta bukti keras akan menyebabkan keberatan dan permintaan untuk pengecualian menguap.
Jika keberatan tetap ada dan perwakilan daerah dari kantor yang bersangkutan menghasilkan bukti yang Anda minta, maka Anda memiliki fakta untuk menentukan apakah membuat dan mengelola variasi proses atau pengecualian diperlukan.
4. Tidak Ada Kerangka Peningkatan Proses
Sebagian besar perusahaan yang baru mengenal BPM tidak memiliki kerangka kerja peningkatan proses.
Dan bahkan jika mereka memilikinya, sering kali paling sederhana.
Menempatkan kerangka kerja di tempat harus menjadi langkah pertama.
Mulailah dengan menunjuk seorang individu dengan tanggung jawab proses akhir.
Orang ini akan bekerja dengan manajemen untuk mendapatkan sumber daya yang diperlukan dan memprioritaskan perubahan potensial.
Pemilik proses utama harus bertanggung jawab untuk mendefinisikan kosakata umum( Proses Naming).
Sejumlah istilah dapat memiliki arti berbeda bagi orang yang berbeda. Tidak semua orang memahami perbedaan antara kebijakan dan proses, misalnya.
Memastikan bahwa seluruh organisasi berkomunikasi menggunakan definisi bersama dapat menghilangkan waktu dan upaya yang terbuang, dan dapat membantu memperjelas diskusi dan keputusan.
Sama seperti membangun rumah tanpa fondasi yang kuat dapat menyebabkan masalah struktural di kemudian hari, memulai inisiatif peningkatan proses tanpa kerangka kerja yang solid dapat menyebabkan kekacauan.
Luangkan waktu untuk mengembangkan kerangka kerja yang solid sebelum bergegas untuk membuat perubahan.
Simak Juga: Sekilas tentang Apa itu Robotic Process Automation? Yuk Pahami
5. Organisasi yang Rigid
Rigid biasanya sulit berubah. Organisasi yang menghargai kepandaian, kreatifitas dan eksperimen telah menguasai seni mendapatkan hal-hal baru, mengukur dampaknya dan kemudian dengan cepat meluncurkannya atau mengembalikannya, tergantung pada hasilnya. Ini adalah definisi ketangkasan organisasi.
Meningkatkan kelincahan organisasi membutuhkan waktu, tetapi ada beberapa cara untuk membuatnya berjalan lebih cepat.
Ketika hal-hal buruk terjadi, para pemimpin harus membimbing tim untuk mengidentifikasi akar penyebab daripada dengan mudah menunjuk kambing hitam.
Mencoba sesuatu yang baru harus dihargai, bahkan jika idenya gagal.
Mengizinkan persentase waktu karyawan untuk digunakan untuk mengejar ide-ide baru, seperti yang dilakukan Google, atau mengalokasikan sejumlah dana untuk mendukung proyek percobaan adalah dua cara untuk memberi sinyal bahwa inisiatif dan kelincahan organisasi dihargai, tidak dicerca.
Seiring waktu, sikap ini akan meresapi organisasi, sehingga menimbulkan budaya yang lebih gesit dan suka bertualang.
Menanggulangi kelima tantangan ini akan membuat organisasi Anda berbeda dan menempatkan Anda di jalan menuju kesuksesan manajemen proses bisnis.
6. Platform BPM yang tidak flexible
Apapun mereknya, platform BPM harus memiliki fleksibilitas memisahkan UI engine, proses engine dan database engine.
Hal ini memungkinkan fleksibilitas dan perubahan yang diperlukan untuk mengakomodasi proses unik di negara berkembang seperti Indonesia.
7. Partner local dan implementor yang tidak kompeten
Konsultan yang baik belum tentu menjadi implementor yang baik.
Diperlukan keahlian, sertifikasi, dan pengalaman yang mumpuni dari lokal partner yang akan mengimplementasikan BPM di organisasi Anda.
Silahkan hubungi Deltadata lebih lanjut untuk mendapatkan informasi terbaru dan konsultasikan mengenai BPM, melalui email berikut: marketing@deltadatamandiri.com
Simak Juga:: 5 Tantangan Utama Pengembangan Aplikasi Anda
