keb
PROSES MANAJEMEN
PROSES MANAJEMEN
Perencanaan : Pengorganisasian :
Menetapkan tujuan Menentukan bagaimana
organisasi & bagaimana cara terbaik untuk
cara terbaik untuk mengelompokan aktivitas
mencapainya & Sumber Daya
Pengendalian :
Memonitor & Kepemimpinan :
memperbaiki aktivitas Memotivasi anggota
yang berlangsung untuk organisasi untuk bekerja
memastikan pencapaian bagi kepentingan
tujuan organisasi
1. PROSES PERENCANAAN
(PLANNING)
Pengertian :
Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,
kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah
pembuatan keputusan (decision making), proses
pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu
EMPAT TAHAP DASAR PLANNING
T
Tahap II Tahap III U
Tahap I
Menetap Merumus Mengindentifi Tahap IV J
kan kan kasikan Mengembang
Tujuan Keadaan Kemudahan kan Kegiatan U
Sekarang Hambatan A
N
EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN
(PLANNING):
TUJUAN
RENCANA
STRATEGIS
KEBIJAKSA
A
NAAN
PROGRAM N
G
G PROSEDUR &
A METODE STANDAR
R
A
PROYEK N PERATURAN
2. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Struktur Organisasi :
• Serangkaian ELEMEN yang dapat
digunakan untuk membentuk suatu
organisasi
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang
sukses, akan membuat suatu organisasi
dapat mencapai tujuannya, yg tercermin pada
struktur organisasi yg mencakup :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok
informal yg tidak dapat dihindarkan
STRUKTUR ORGANISASI
Pengertian :
Struktur organisasi (desain organisasi):
mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-
fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun
orang-orang yg menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggungjawab
Faktor-faktor utama yg menentukan
perancangan struktur organisasi :
1. Strategi organisasi untuk
mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan
2. Standardisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan
desentralisasi
5. Ukuran satuan kerja
BAGAN ORGANISASI
5. Tingkatan manajemen
BENTUK BAGAN ORGANISASI
Bentuk Piramid
Bentuk Vertikal
Bentuk Horisontal
Bentuk Lingkaran
Contoh
struktur
organisasi
Direktur
Komputer Software
Penjualan Penjualan
Dallas Phoenix Chaniago St Louis
industri konsumen
AS Barat
AS Barat laut AS Tengah
daya
1.
Merancang 2.
Pekerjaan Mengelompoka
6.
n pekerjaan
Membedakan
Antar Posisi
Elemen
pengorganisasian
3.
5. Menciptakan
Mengkoordinasikan Hubun gan
Aktivitas Pelaporan
4.
Mendistribusika
n Otoritas
1. Merancang Pekerjaan
(Job design)
•Menentukan pekerjaan
individu yang berkaitan
dengan tanggungjawab
SPESIALISASI PEKERJAAN?
1. Rotasi
pekerjaan
5. Tim 2.
kerja Perluasan
pekerjaan
5
Pendekata
n
4.
3.
Pendekatan
Pengayaan
karakteristik
pekerjaan
pekerjaan
1 ROTASI PEKERJAAN (job rotation)
Suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang melibatkan pemindahan karyawan dari
satu pekerjaan ke pekerjaan yang lainnya secara sistematis.
2 PERLUASAN PEKERJAAN (job enlargement)
Suatu alternatif dari spesialisasi pekerjaan yang melibatkan peningkatan jumlah
total tugas yang dilaksanakan oleh pekerja
Pengambilan
Tindakan
Koreksi,
Bila perlu
TAHAP-TAHAP PENGAWASAN
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titk pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
PENGERTIAN MONITORING DAN
PENGENDALIAN DI PUSKESMAS
Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin
untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai
komponen program sebagaimana telah direncanakan,
waktu pelaksanaan program sebagaimana telah
dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan
program (UNESCO).
Monitoring adalah suatu kegiatan untuk mengikuti
perkembangan suatu program yang dilakukan secara
mantap dan teratur serta terus menerus (Suherman,
dkk.1988).
Monitoring meliputi kegiatan pengumpulan
dan analisis data tentang proses dan hasil
dari pelaksanaan program atau kegiatan
dan memberikan rekomendasi untuk
melakukan tindakan koreksi.
Monitoring Pengendalian adalah tindak
lanjut dari monitoring. Hasil monitoring akan
memberikan umpan balik, apakah kegiatan
dapat berjalan semestinya, ataukah terjadi
adanya penyimpangan dari yang
direncanakan.
Hasil monitoring dipakai sebagai dasar
tindakan manajemen, mulai dari
penjaminan kegiatan tetap pada tracknya
sampai pada tindakan koreksi dan/ atau
penyesuaian.Pengertian inilah yang
dimaksud sebagai pengendalian, sehingga
sering pengendalian tidak dapat dipisahkan
atau bahkan sulit dibedakan dengan
monitoring itu sendiri. Monitoring dan
pengendalian adalah sebuah kesatuan
kegiatan.
Fungsi monitoring dan pengendalian
Adalah untuk memberikan rekomendasi untuk
melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan
puskesmas dan stakeholders lainnya. Bila
kemudian tindakan koreksi dilakukan maka fungsi
pengendalian akan terlaksana secara lengkap.
Hasil monitoring dan pengendalian yang telah
dianalisis dijadikan sebagai informasi yang dapat
dipahami dengan mudah oleh manajer/stake
holder (Pimpinan Puskesmas) untuk dasar
pengambilan tindak lanjut, baik menyangkut
kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan
yang akan datang.
TUJUAN MONITORING DAN PENGENDALIAN
Monitoring Evaluasi
Keepstrack; oversight; analyses and documents progress In-depth analysis; Compares planned with actual achievements
Focuses on inputs, activities, outputs, implementation processes, Focuses on outputs in relation to inputs; results in relation to cost;
continued relevance, likely results at outcome level processes used to achieve results; overall relevance; impact; and
sustainability
Answers what activities were implemented and results achieve Answers why and how results were achieved. Contributes to
building theories and models for change
Alerts managers to problems and provides options for corrective Provides managers with strategy and policy options
actions
Self-assessment by programme managers, supervisors, community Internal and/or external analysis by programme managers,
stakeholders, and donors supervisors, community stakeholders, donors, and/or external
evaluators
EVALUASI PELAYANAN KESEHATAN
Evaluasi merupakan kegiatan yang terikat
dengan waktu untuk mengkaji secara
sistematis dan objektif, relevansi, kinerja,
dan keberhasilan dari program yang sedang
berjalan atau program yang telah selesai.
Tujuan utama evaluasi adalah:
1. Memberikan informasi kepada pengambil
keputusan tentang kebijakan, strategi dan
pelaksanaan program atau kegiatan berkait dengan
intervensi program yang sedang berjalan maupun
intervensi di masa mendatang.
2. Menunjukkan akuntabilitas pelaksanaan dan hasil
kinerja program/kegiatan kepada pihak yang
berkepentingan.
Memperhatian pengertian dan tujuan diatas, maka
evaluasi perlu dilakukan pada setiap fungsi
manajemen, untuk menjamin suatu kegiatan benar-
benar dibutuhkan serta tepat untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
Tipe-Tipe Evaluasi
1. Menurut tahapan pelaksanaan kegiatan/ program:
Evaluasi pada perencanaan atau ketika kegiatan
belum dilaksanakan (feedforward evaluation)
Evaluasi pada kegiatan yang sedang berjalan atau
pada proses pelaksanaan kegiatan (Concurrent
Evaluation)
Evaluasi setelah kegiatan selesai dilaksanakan
atau sering disebut sebagai evaluasi akhir
kegiatan/ program (feedback evaluation)
Menurut criteria kegiatan/ program :
Evaluasi input, yaitu dilakukan pada semua input yang digunakan
dalam kegiatan/ program seperti modal, sarana dan prasaran, SDM,
dana, tehnologi, procedure, dll
Evaluasi proses yang dilaksanakan pada proses pelaksanaan kegiatan,
missal ketaatan waktu pelaksana an, ketaatan pada SOP atau
procedure, hambatan2 yang ditemukan dll
Evaluasi output yang dilaksanakan pada hasil kegiatan, seperti
cakupan program, kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan dll
Evaluasi outcame yang dilakukan pada akibat lebih lanjut dari
pencapaian output, misalnya penurunan kasus malaria, menurunnya
kasus komplikasi pada kehamilan dan persalinan dll
Evaluasi Impact, yang dilakukan pada dampak terjadi atau tercapainya
outcome, misalnya tingkat kesehatan penduduk meningkat, turunnya
KI dan AKB dst
Proses evaluasi biasanya terdiri dari paling sedikit
5 (lima) tahap yaitu:
Penetapan indicator pengukuran dan standar
pelaksanaan kegiatan, biasanya sudah
dilaksanakan pada dengan perencanaan
kegiatan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan