Dasar-Dasar dan Model Proses Manajemen Proyek

DASAR-DASAR MANAJEMEN PROYEK

Proyek dibuat untuk mengelola pembuatan Produk, Layanan, atau Rencana yang tidak dapat diproduksi melalui operasi normal. Proyek adalah bagaimana organisasi menerapkan perubahan. Banyak perubahan yang terkait langsung dengan Sasaran Strategis organisasi Organisasi yang efektif dalam mencapai Sasaran Strategis pada umumnya juga bagus dalam Manajemen Proyek.

Karena Risiko yang melekat dalam melakukan apa pun untuk pertama kalinya, maka Pengetahuan dan Proses Manajemen Proyek dirancang untuk mengidentifikasi, mengelola, dan memitigasi risiko tersebut. Operasi harian organisasi menangani risiko secara bertahap selama jangka waktu yang lebih lama. Manajemen dan Pengguna Hasil Proyek harus mengakui Aspek Risiko Proyek dan memungkinkan variasi.

Proyek dibuat untuk menyusun pekerjaan sehingga dapat diselesaikan dengan sukses. Setiap Fase Proyek membangun fondasi yang diperlukan untuk Fase Proyek yang berikutnya. Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, dan Penyelesaian semuanya memiliki penyampaian manajemen, yang memungkinkan pelaksanaan tahap berikutnya. Menyelaraskan fase proyek dengan tahap siklus hidup produk menentukan jenis proyek.

Kita tidak dapat mengelola apa yang tidak dapat Kita kendalikan, dan Kita tidak dapat mengendalikan apa yang belum Kita rencanakan.

Jika tidak ada informasi yang memadai untuk merencanakan proyek, maka harus dibentuk Proyek untuk menentukan persyaratan proyek dan membuat rencana terlebih dahulu.  

“The Triple Constraints”, sering disebut sebagai menghasilkan pengiriman akhir "tepat waktu dan anggaran” adalah konsep tanpa makna jika upaya belum direncanakan dengan benar dan diperkirakan dan rentang perkiraan belum disetujui sebagai wajar dan dapat dicapai oleh Sponsor Proyek, Pengguna, dan Tim Proyek itu sendiri.

Bahkan dengan proses, pengetahuan, keterampilan, teknik, dan peralatan yang efektif, Manajer dan Tim proyek memiliki banyak hal untuk dikelola. Proyek penuh dengan risiko dan tidak diketahui. Manajer Proyek dan Tim membutuhkan otoritas, otonomi keputusan, dan kebijaksanaan untuk memutuskan apa yang penting bagi proyek dan mengabaikan sisanya. Dan mereka membutuhkan dukungan manajemen untuk melakukan hal-hal berbeda di dalam proyek.

Profesional Manajemen Proyek bukan hanya manajer dengan nama yang berbeda. Mereka adalah pemimpin yang bertugas untuk mengantisipasi dan mengelola potensi kejadian di masa depan.

Kerja tim, integritas, kepercayaan, dan perilaku profesional yang etis sangat penting bagi profesi ini dan untuk menghasilkan dan menjaga otonomi yang diperlukan proyek.

Perencanaan Proyek itu bersifat fundamental dan harus dilakukan. Perencanaan tidak dapat dilakukan baik oleh Proses atau Alat. Perencanaan Kualitas memungkinkan proyek-proyek berkualitas. Perencanaan Kualitas membutuhkan Tim dan partisipasi Pemangku Kepentingan dan Metode Pengambilan Keputusan yang baik. Setelah rencana dikembangkan, bagian-bagian itu dapat dimasukkan ke dalam alat penjadwalan dan status dapat dilacak terhadap apa yang disepakati tim itu masuk akal.

Namun, Rencana Proyek tidaklah pernah final. Rencana hanyalah sarana untuk manajemen proyek yang efektif. Satu-satunya angka terakhir dalam sebuah proyek adalah yang di tutup.

Sama halnya seperti manajemen yang benar-benar mendelegasikan aspek pekerjaan manajemen kepada para profesional di departemen fungsional dan staf, Manajemen juga mendelegasikan Manajemen Proyek ke kantor manajemen proyek (PMO (Project Management Office)) dan Profesional Proyek.

Para Profesional ini cukup berbeda dalam keahlian dan nilai-nilai mereka untuk menjamin disebut profesi yang terpisah. Meskipun tidak setiap proyek besar atau cukup rumit untuk memerlukan seorang profesional manajemen proyek, setiap proyek tetap membutuhkan manajer proyek yang ditunjuk.

Para Profesional Manajemen Proyek diharapkan untuk mematuhi hukum/regulasi, mempraktekkan etika, melanjutkan pendidikan profesional mereka, mencari kredensial atau sertifikasi yang sesuai, dan berkontribusi pada pengetahuan umum seperti dalam profesi lain.

Ketika mereka melakukan proyek, Profesional Manajemen Proyek diharapkan untuk menilai kompleksitas proyek dan kecukupan kemampuan dan pengetahuan mereka sendiri.

Proses Manajemen Proyek adalah bersifat umum di semua jenis proyek, tetapi disesuaikan dengan kebutuhan unik dari masing-masing proyek. Industri yang berbeda dapat mengadopsi proses yang disesuaikan dengan industri mereka.

Model Kematangan Manajemen Proyek (Project Management Maturity Model) dapat membantu manajemen menempatkan dukungan proses dan infrastruktur untuk memberikan keberhasilan yang berulang dengan cara yang dapat diprediksi dan untuk meningkatkan seberapa andal manajemen organisasi mencapai sasaran strategisnya.

Meskipun metrik (ukuran) berguna untuk mendukung keputusan manajemen, hanya proses yang stabil yang dapat digunakan untuk membuat metrik. Meskipun sebagian besar proses dalam proyek terlalu baru untuk digunakan dalam manajemen metrik, proses manajemen proyek umum yang terstandardisasi dapat dilakukan di seluruh perusahaan. Data dikumpulkan pada titik-titik transisi dalam model proses, dikumpulkan dengan cara yang sama dan disempurnakan dari waktu ke waktu, dapat membuat metrik manajemen proyek berguna untuk pembuatan keputusan.

Perangkat lunak penjadwalan, template, teknik, dan heuristik manajemen proyek hanyalah alat bantu pekerjaan. Profesional Proyek memegang kunci keberhasilan proyek, bekerja dengan Sponsor, Pengguna, dan Pemangku Kepentingan lainnya untuk mempertajam eksekusi proyek dan memenuhi janji-janjinya.

MODEL PROSES MANAJEMEN PROYEK

Keseluruhan Rangkaian Tahapan (4 Tahap)

Tahap 1 : Initiation

Business Case & Project Charter 

Tahap 2 : Planning

2.1. High Level Project Planning (UMUM)

2.1.1. Estimasi Durasi & Timetable

2.1.2. Estimasi Anggaran Proyek

2.1.3. Project Team

2.2. Project Plan Development (DETIL)

Pengembangan Jadwal Proyek & Penganggaran Biaya 

Tahap 3 : Execution

Project Deliverable (s) 

Tahap 4 : Closeout

Contract Closeout & Administrative Closeout

Sebagai sebuah Pengantar, materi bahasan yang mencakup Dasar-Dasar serta Model Proses dari Manajemen Proyek ini semoga cukup memadai untuk menjadi pedoman bagi para pelaku/ profesional yang menjalankan fungsi Project Management sebagai bagian dari Initiative Management bagi sebuah organisasi.

Salam Sukses Mulia!